لكل فندق سياسة للمغادرة المتأخرة. لكن القليل منها مكتوب بطريقة تطابق ما يفعله الاستقبال فعلًا. النسخة في الملف الورقي تذكر مديرًا غادر، والمجلد المشترك فيه ثلاث نسخ، والموظفون الجدد يتعلمون القاعدة ممن يصادف وجوده في المناوبة.
تتولى مستندات Anny AI النصفين معًا. يصوغ Anny AI إجراء التشغيل القياسي (SOP) أو السياسة مما يعرفه بالفعل عن فندقك، ويسأل عن الأجزاء التي لا يقررها إلا فريقك. وبمجرد أن تنشر المستند، يحوّله Anny AI إلى دورة واختبار، ويكلّف به فريقك، ويتيح للموظفين الجدد التدرب على محادثة الضيف بصوت عالٍ مع ضيف افتراضي يؤديه الذكاء الاصطناعي.
لماذا تُغفل قوالب إجراءات التشغيل الجاهزة القواعد المهمة
القالب يعطيك العناوين. ويعطيك أيضًا وقت مغادرة فندق آخر، ورسوم فندق آخر، وشخصًا يعتمد القرارات لا وجود له في فندقك. فوّت واحدًا منها وأنت تملأ القالب، وسيذكر إجراؤك قاعدة لم يتفق عليها أحد.
ثم يذهب المستند إلى مجلد، ويصبح التدريب «اقرأ هذا ووقّع». لا تعرف من قرأه، ولا هل يستطيع اتباعه والضيف واقف أمام مكتب الاستقبال.
كيف يصوغ Anny AI إجراء تشغيل أو سياسة لفندقك
في صفحة المستندات، اختر اكتب مع Anny AI، أو اسأل الدردشة، مثلًا: «اكتب إجراء تشغيل قياسيًا للمغادرة المتأخرة في فندقنا.» اختر نوع المستند (إجراء تشغيل قياسي، أو سياسة، أو دليل موظفين، أو دليل تعريف بالعمل، أو قائمة تدريب، أو وصف وظيفي) وقل ما يجب أن يغطيه. ويمكنك لصق ملاحظات واختيار حتى 10 من مستندات الفندق لتُبنى عليها المسودة.
يكتب Anny AI المسودة من طلبك، وتفاصيل الفندق المحفوظة في Anny AI، ومستندات فريقك، بلغة فريقك نفسه. والممارسات المعتادة، مثل تسجيل الطلب في سجل الحجز، تصبح خطوات واضحة.
وعندما تحتاج المسودة إلى معلومة لا يملكها إلا فندقك، مثل وقت أو رسوم أو حد أو من يعتمد أمرًا ما، ولا يذكرها أي من تلك المصادر، يتوقف Anny AI ويكتب في ذلك الموضع سؤالًا بخط عريض يبدأ بـ Confirm:، أي «أكّد». نفضّل أن نترك سؤالًا ظاهرًا على أن نضع رقمًا خاطئًا بثقة.
ومستندات الإيرادات التي تبدأها من المستندات الشائعة، مثل سياسة تكافؤ الأسعار أو دليل التعامل مع الفعاليات، تستند أيضًا إلى مجموعة المنافسين والأسعار والفعاليات المتتبَّعة والطلب في الأيام الـ31 القادمة.
سياسة للمغادرة المتأخرة، من المسودة إلى النشر
تغطي هذه المسودة تسجيل الوصول المبكر والمغادرة المتأخرة في AC Hotel Portland Lake Oswego. وتبيّن شارة المسودة والملاحظة تحت العنوان من يستطيع رؤيتها: فقط من يستطيعون فتح ذلك الفندق. ولا تجيب الدردشة منها حتى تُنشر. وتذكر عبارة مبنية على مصدرها، وهو تفاصيل الفندق في Anny AI.
بيان السياسة يذكر بالفعل اسم الفندق والغرض من السياسة: تنسيق دخول الغرف والمغادرة مع قسم التدبير الفندقي قبل تأكيد أي طلب. والسطر التالي هو حيث توقف Anny AI. يقول: «استخدم [وقت تسجيل الوصول المعتاد] كوقت الوصول العادي»، ويليه «Confirm: ما وقت تسجيل الوصول المعتاد؟»
يُقرأ قسم القواعد كإجراء عمل للاستقبال. سجّل الطلب في سجل الحجز، وتحقق من جاهزية الغرفة مع قسم التدبير الفندقي، وطبّق الرسوم، ثم سجّل القرار وأبلغ الضيف. وهناك سؤالان داخل هذه الخطوات:
- «Confirm: متى يمكن للضيوف تقديم كل نوع من الطلبات، وما أبكر وقت مسموح لتسجيل الوصول المبكر، وما آخر وقت مسموح للمغادرة المتأخرة؟»
- «Confirm: ما رسوم تسجيل الوصول المبكر والمغادرة المتأخرة، بما في ذلك أي مبالغ مرتبطة بالوقت؟»
هذه قرارات يتخذها المدير العام أو مدير المكتب الأمامي. وللإجابة عن أحدها، انقر عليه، واختر إضافة إلى المحادثة، واكتب الإجابة. مثال مختلَق: «المغادرة المتأخرة مجانية حتى الظهر، و$25 حتى الساعة 2 بعد الظهر.» يعيد Anny AI كتابة ذلك الجزء من المسودة ويحفظ التعديل كإصدار، فيستطيع سجل الإصدارات إعادتك إلى ما قبله. وعندما تُجاب الأسئلة، اختر انشر. وإذا بقي أي منها مفتوحًا، يسألك Anny AI قبل النشر.
من سياسة منشورة إلى فريق استقبال مدرَّب
بمجرد نشرها، لا تعود السياسة حبيسة مجلد. تجيب الدردشة عن الأسئلة منها وتضع رابطًا إليها. ويأخذ ابدأ الدورة الزميل خلالها خطوة بخطوة، بكلمات المستند نفسه، ثم يقدم اختبارًا من 10 أسئلة كحد أقصى. وعندما يغطي المستند محادثة مع ضيف، يتيح تدرّب مع ضيف للزميل أن يتمرن عليها بصوت عالٍ، ويضع Anny AI علامة على كل خطوة بأنها أُنجزت أو فاتت، ويعرض الكلمات التي احتُسبت. ويكلّف تدريب الفريق الزملاء بالمستند ويعرض من أنهاه. ويعطيك تنزيل بصيغة Word وتنزيل بصيغة PDF نسخة للملف الورقي.
إذن يستطيع موظف الاستقبال الجديد أن يأخذ دورة المغادرة المتأخرة واختبارها، ثم يتمرن على الطلب مع ضيف يؤديه الذكاء الاصطناعي. كلّف الموظفين بإجراءات الاستقبال في يومهم الأول، وراقب تدريب الفريق حتى يظهر «مكتمل».
يُعدّ الزميل قد أنهى التدريب عندما يأخذ الاختبار على الإصدار الحالي، أيًا كانت درجته، لذلك راجع نتيجة كل شخص في تدريب الفريق. يحتفظ Anny AI بآخر نتيجة لكل شخص ويرسل رسالة بريد واحدة لكل تكليف، لذلك تابع مع من لا يزال يظهر عنده «غير مكتمل». وعندما تعدّل مستندًا، يعود كل المكلّفين إلى «غير مكتمل» حتى يأخذوا الإصدار الجديد. فإعادة التدريب بعد أي تغيير تحدث وحدها.
يحتاج التدريب العملي إلى متصفح وميكروفون. يتحقق Anny AI مما يقوله الزميل، لذلك اطلب منه أن ينطق كل إجراء بصوت عالٍ. ويحتفظ Anny AI بكلمات التدريب، لا بالتسجيل الصوتي.
اعثر على مستندات الفندق الناقصة
تسرد المستندات الشائعة 56 مستندًا تحتفظ بها معظم الفنادق، موزعة على ثمانية أقسام. اختر صياغة مسودة على أي مستند ناقص، أو صُغ كل المستندات الناقصة في قسم واحد دفعة واحدة. ويطابق Anny AI المستندات الشائعة حسب العنوان، فإذا ظهر مستند تملكه على أنه ناقص، فأعد تسميته بالاسم الشائع.
وتعرض المستندات المطلوبة قانونًا المستندات التي يفرضها القانون حيث يعمل فندقك، مع رابط إلى القانون ومتى ينطبق.
تعمل الدورات والتدريب العملي والتنزيلات وتدريب الفريق على المستندات المكتوبة في Anny AI، بما فيها المسودات المنشورة. ولكي تدرّب فريقك على إجراء رفعته بنفسك، اختر اكتب مع Anny AI واختر ذلك الملف كمستند تُبنى عليه المسودة.
يحصل كل فندق على 1 GB من مساحة تخزين المستندات مجانًا، مع ملفات حتى 25 MB، وكل إصدار محفوظ يُحتسب. ويستطيع المالكون والمسؤولون اختيار إضافة مساحة تخزين لأي فندق.
ابدأ بسياسة واحدة غدًا
افتح قائمة مساحة العمل (أيقونة الترس) واختر المستندات. ستجد اكتب مع Anny AI بجانب إضافة مستند، والمستندات الشائعة أسفل القائمة. اختر السياسة التي يسأل عنها الاستقبال أكثر من غيرها، وصُغ مسودتها، وأجب عن أسئلة Confirm مع الشخص الذي يتخذ تلك القرارات فعلًا. ثم افتح المستند المنشور لتجد ابدأ الدورة، وتدرّب مع ضيف، والتنزيلات، وتدريب الفريق.
يستطيع المالكون والمسؤولون ومديرو الإيرادات وأعضاء الفندق الكتابة وصياغة المسودات والنشر والتكليف بالتدريب. ويستطيع المشاهدون قراءة المستندات، وأخذ الدورات، والتدرب، والتنزيل، وتلقي تكليفات التدريب. والمستندات مفعّلة في كل مساحة عمل في Anny AI، ويمكنك مقارنة الخطط على www.anny.ai/pricing.