Chaque hôtel a une politique de départ tardif. Bien moins nombreux sont ceux qui en ont une version écrite qui correspond à ce que fait vraiment la réception. La copie du classeur cite un manager parti depuis longtemps, le drive partagé en contient trois versions, et les nouveaux apprennent la règle de la personne qui est de service ce jour-là.
Anny AI Documents s’occupe des deux moitiés du problème. Anny AI rédige une SOP ou une politique à partir de ce qu’il sait déjà de votre hôtel, et vous interroge sur ce que seule votre équipe peut trancher. Une fois le document publié, Anny AI en fait une formation avec un quiz, l’assigne à votre équipe et permet aux nouveaux de s’entraîner à voix haute à la conversation, face à un client simulé par l’IA.
Pourquoi les modèles de SOP hôtelières passent à côté des règles qui comptent
Un modèle vous donne des titres. Il vous donne aussi l’heure de départ de quelqu’un d’autre, les frais de quelqu’un d’autre et un validateur que votre hôtel n’a pas. Ratez-en un en le remplissant, et votre SOP énonce une règle que personne n’a décidée.
Ensuite, le document part dans un dossier, et la formation se résume à « lisez et signez ». Vous ne savez pas qui l’a lu, ni si cette personne saurait l’appliquer avec un client planté devant le comptoir.
Comment Anny AI rédige une SOP ou une politique pour votre hôtel
Sur la page Documents, choisissez Rédiger avec Anny AI, ou demandez au Chat, par exemple « Rédige une SOP de départ tardif pour notre hôtel. » Choisissez le type de document (SOP, politique, manuel, guide d’intégration, checklist de formation ou fiche de poste) et dites ce qu’il doit couvrir. Vous pouvez coller des notes et choisir jusqu’à 10 documents de l’hôtel sur lesquels vous appuyer.
Anny AI rédige le brouillon à partir de votre demande, des informations de l’hôtel enregistrées dans Anny AI et des documents de votre équipe, avec les mots de votre équipe. Les pratiques courantes, comme noter une demande dans le dossier de réservation, deviennent des étapes simples.
Quand le brouillon a besoin d’un fait que seul votre hôtel peut fournir, comme une heure, un montant, une limite ou la personne qui valide, et qu’aucune de ces sources ne le donne, Anny AI s’arrête et écrit à cet endroit une question en gras qui commence par Confirm:. Nous préférons laisser une question bien visible plutôt qu’un chiffre faux affirmé avec aplomb.
Les documents revenue que vous lancez depuis Documents courants, comme une politique de parité tarifaire ou un plan d’action événements, s’appuient aussi sur votre Comp Set, vos tarifs, vos événements suivis et la demande des 31 prochains jours.
Une politique de départ tardif, du brouillon à la publication
Ce brouillon couvre l’arrivée anticipée et le départ tardif à l’AC Hotel Portland Lake Oswego. Le badge Brouillon et la note sous le titre disent qui peut le voir : uniquement les personnes qui peuvent ouvrir cet hôtel. Le Chat ne s’en sert pas pour répondre tant qu’il n’est pas publié. La mention Basé sur nomme la source, les informations de l’hôtel dans Anny AI.
L’énoncé de la politique nomme déjà l’hôtel et son objectif : coordonner l’accès aux chambres et les départs avec le service des étages avant de confirmer une demande. La ligne suivante, c’est là qu’Anny AI s’est arrêté. On y lit « Utiliser [heure d’arrivée standard] comme heure d’arrivée normale », suivi de « Confirm: Quelle est l’heure d’arrivée standard ? »
La section Règles se lit comme une procédure de réception. Noter la demande dans le dossier de réservation, vérifier avec le service des étages que la chambre est prête, appliquer les frais, puis consigner la décision et prévenir le client. Deux questions se glissent dans ces étapes :
- « Confirm: Quand les clients peuvent-ils faire chaque type de demande, quelle est l’heure d’arrivée anticipée la plus tôt autorisée, et quelle est l’heure de départ tardif la plus tard autorisée ? »
- « Confirm: Quels sont les frais d’arrivée anticipée et de départ tardif, y compris les montants qui dépendent de l’heure ? »
Ces décisions reviennent au directeur ou au responsable de la réception. Pour répondre à l’une d’elles, cliquez dessus, choisissez Ajouter au chat et tapez la réponse. Un exemple inventé : « Le départ tardif est gratuit jusqu’à midi et coûte $25 jusqu’à 14 h. » Anny AI réécrit cette partie du brouillon et enregistre la modification comme une version, pour que l’Historique des versions puisse vous ramener en arrière. Quand toutes les questions ont leur réponse, choisissez Publier. S’il en reste en suspens, Anny AI vous demande confirmation avant de publier.
D’une politique publiée à une réception formée
Une fois publiée, la politique ne dort plus dans un dossier. Le Chat répond aux questions à partir d’elle et renvoie vers elle. Suivre la formation guide un collègue à travers le document, une étape à la fois, avec les mots du document, puis propose un quiz de 10 questions au maximum. Quand le document couvre une conversation avec un client, S’entraîner avec un client permet à un collègue de la répéter à voix haute : Anny AI marque chaque étape comme faite ou manquée et montre les mots qui ont compté. Formation de l’équipe assigne le document et montre qui a terminé. Télécharger en Word et Télécharger en PDF vous donnent une copie pour le classeur.
Un nouveau réceptionniste peut donc suivre la formation et le quiz sur le départ tardif, puis répéter la demande face à un client simulé par l’IA. Assignez les SOP de la réception dès le premier jour et guettez Terminé dans Formation de l’équipe.
Un collègue a terminé dès qu’il passe le quiz sur la version actuelle, quel que soit son score, alors vérifiez chaque résultat dans Formation de l’équipe. Anny AI garde le dernier résultat de chaque personne et envoie un e-mail par assignation, donc relancez ceux qui affichent encore Non terminé. Quand vous modifiez un document, toutes les personnes assignées repassent en Non terminé jusqu’à ce qu’elles suivent la nouvelle version. La remise à niveau après un changement se fait toute seule.
La mise en pratique demande un navigateur avec un micro. Anny AI vérifie ce que dit le collègue, alors demandez-lui d’énoncer chaque action à voix haute. Anny AI garde les mots de l’entraînement, pas l’enregistrement.
Trouvez les documents qui manquent à votre hôtel
Documents courants liste 56 documents que la plupart des hôtels tiennent à jour, répartis sur huit services. Choisissez Rédiger sur un document manquant, ou rédigez d’un coup tous les documents manquants d’un service. Anny AI reconnaît les documents courants à leur titre : si un document que vous avez s’affiche comme manquant, renommez-le avec le nom courant.
Documents obligatoires montre les documents qu’une loi impose là où votre hôtel est implanté, avec un lien vers la loi et les cas où elle s’applique.
Les formations, la mise en pratique, les téléchargements et Formation de l’équipe fonctionnent sur les documents rédigés dans Anny AI, brouillons publiés compris. Pour former votre équipe sur une SOP que vous avez importée, choisissez Rédiger avec Anny AI et sélectionnez ce fichier comme document de base pour le brouillon.
Chaque hôtel dispose de 1 Go de stockage de documents gratuit, avec des fichiers de 25 Mo au maximum, et chaque version enregistrée compte. Les propriétaires et les administrateurs peuvent choisir Ajouter du stockage pour un hôtel.
Commencez demain par une politique
Ouvrez le menu de l’espace de travail (la roue dentée) et choisissez Documents. Rédiger avec Anny AI se trouve à côté d’Ajouter un document, et Documents courants sous la liste. Prenez la politique sur laquelle votre réception pose le plus de questions, rédigez-la, et répondez aux questions Confirm avec la personne qui prend vraiment ces décisions. Ouvrez ensuite le document publié pour Suivre la formation, S’entraîner avec un client, les téléchargements et Formation de l’équipe.
Les propriétaires, administrateurs, revenue managers et membres de l’hôtel peuvent écrire, rédiger, publier et assigner des formations. Les lecteurs peuvent lire les documents, suivre les formations, s’entraîner, télécharger et se voir assigner des formations. Documents est activé dans chaque espace de travail Anny AI, et vous pouvez comparer les forfaits sur www.anny.ai/pricing.