У кожного готелю є політика пізнього виїзду. Значно менше готелів мають її на папері, та ще й такою, що збігається з тим, що насправді робить рецепція. У папці на стійці згадано менеджера, який давно звільнився, на спільному диску лежать три версії, а нові співробітники вчаться правилу від того, хто сьогодні на зміні.
Документи в Anny AI беруть на себе обидві половини цієї проблеми. Anny AI пише чернетку SOP або політики з того, що вже знає про ваш готель, і питає про ті частини, які може вирішити лише ваша команда. Щойно ви опублікуєте документ, Anny AI перетворить його на курс і тест, призначить вашій команді і дасть новим співробітникам потренувати розмову з гостем уголос зі ШІ-гостем.
Чому шаблони SOP для готелів пропускають важливі правила
Шаблон дає вам заголовки. А ще чужий час виїзду, чужі збори і погоджувача, якого у вашому готелі немає. Пропустіть щось одне, заповнюючи його, і ваш SOP закріпить правило, на яке ніхто не погоджувався.
Потім документ лягає в папку, а навчання зводиться до «прочитай і розпишись». Ви не знаєте, хто його прочитав і чи зміг би діяти за ним, коли гість стоїть біля стійки.
Як Anny AI пише SOP або політику для вашого готелю
На сторінці «Документи» натисніть Написати з Anny AI або попросіть Чат, наприклад: «Напиши SOP пізнього виїзду для нашого готелю». Виберіть тип документа (SOP, політика, посібник для персоналу, посібник з адаптації, чек-лист навчання або посадова інструкція) і скажіть, що він має охоплювати. Можна вставити нотатки й вибрати до 10 документів готелю, на яких його базувати.
Anny AI пише чернетку на основі вашого запиту, даних готелю, збережених в Anny AI, і власних документів вашої команди, словами вашої команди. Стандартна практика, як-от запис запиту в бронюванні, стає простими кроками.
Коли чернетці потрібен факт, який може надати лише ваш готель, наприклад час, плата, ліміт або хто щось погоджує, і жодне з цих джерел його не містить, Anny AI зупиняється й пише в цьому місці запитання з жирним Confirm:. Ми радше залишимо помітне запитання, ніж упевнену хибну цифру.
Документи з управління доходами, які ви починаєте з Типових документів, як-от політика паритету тарифів чи план дій на час подій, також спираються на вашу групу конкурентів, тарифи, відстежувані події та попит на наступні 31 день.
Політика пізнього виїзду: від чернетки до публікації
Ця чернетка охоплює ранній заїзд і пізній виїзд в AC Hotel Portland Lake Oswego. Позначка «Чернетка» і примітка під назвою показують, хто її бачить: лише ті, хто може відкрити цей готель. Чат не відповідає на її основі, доки її не опубліковано. Рядок «На основі» називає джерело: дані готелю в Anny AI.
Положення політики вже називає готель і мету політики: узгоджувати доступ до номера та виїзд зі службою покоївок, перш ніж підтверджувати запит. Наступний рядок саме там, де Anny AI зупинилася. Він звучить так: «Використовуйте [стандартний час заїзду] як звичайний час прибуття», а далі «Confirm: який стандартний час заїзду?»
Розділ «Правила» читається як процедура рецепції. Запишіть запит у бронюванні, перевірте готовність номера зі службою покоївок, застосуйте плату, потім запишіть рішення й повідомте гостя. У цих кроках є два запитання:
- «Confirm: коли гості можуть подавати кожен тип запиту, який найраніший дозволений час раннього заїзду і який найпізніший дозволений час пізнього виїзду?»
- «Confirm: яка плата за ранній заїзд і пізній виїзд, включно з будь-якими сумами залежно від часу?»
Ці рішення ухвалює генеральний менеджер або керівник служби прийому. Щоб відповісти на одне з них, натисніть на нього, виберіть «Додати до чату» й введіть відповідь. Вигаданий приклад: «Пізній виїзд до 12:00 безкоштовний, а до 14:00 коштує $25.» Anny AI переписує цю частину чернетки й зберігає зміну як версію, тож «Історія версій» дасть змогу повернутися назад. Коли на всі запитання є відповіді, натисніть Опублікувати. Якщо якісь ще відкриті, Anny AI перепитає перед публікацією.
Від опублікованої політики до навченої рецепції
Щойно політику опубліковано, вона перестає лежати в папці. Чат відповідає на її основі й посилається на неї. «Пройти курс» проводить колегу через неї крок за кроком, словами самого документа, а потім дає тест до 10 запитань. Коли документ описує розмову з гостем, «Потренуватися з гостем» дає колезі змогу відрепетирувати її вголос, а Anny AI позначає кожен крок як виконаний або пропущений і показує слова, які зарахувалися. «Навчання команди» призначає документ і показує, хто завершив. «Завантажити у Word» і «Завантажити в PDF» дають копію для папки.
Тож новий співробітник рецепції може пройти курс і тест про пізній виїзд, а потім відрепетирувати запит зі ШІ-гостем. Призначте SOP для рецепції в перший же день і стежте в «Навчанні команди» за статусом «Завершено».
Колега завершує навчання, коли проходить тест за поточною версією, незалежно від результату, тож перевіряйте кожен результат у «Навчанні команди». Anny AI зберігає останній результат кожної людини й надсилає один лист на кожне призначення, тож нагадайте тим, у кого досі «Не завершено». Коли ви редагуєте документ, усі, кому його призначено, знову мають статус «Не завершено», доки не пройдуть нову версію. Повторне навчання після змін відбувається само собою.
Для тренування потрібен браузер із мікрофоном. Anny AI перевіряє, що каже колега, тож попросіть промовляти кожну дію вголос. Вона зберігає слова з тренування, а не запис.
Знайдіть документи готелю, яких вам бракує
«Типові документи» перелічують 56 документів, які мають більшість готелів, у восьми відділах. Натисніть «Створити чернетку» біля відсутнього документа або створіть чернетки всіх відсутніх документів відділу одразу. Anny AI зіставляє типові документи за назвою, тож якщо документ, який у вас є, показано як відсутній, перейменуйте його на типову назву.
«Обов’язкові документи» показують документи, яких вимагає закон там, де працює ваш готель, з посиланням на закон і умовами, за яких він застосовується.
Курси, тренування, завантаження й «Навчання команди» працюють із документами, написаними в Anny AI, включно з опублікованими чернетками. Щоб навчати за SOP, який ви завантажили, натисніть «Написати з Anny AI» й виберіть цей файл як документ, на якому базувати чернетку.
Кожен готель безкоштовно отримує 1 ГБ сховища для документів із файлами до 25 МБ, і кожна збережена версія займає місце. Власники й адміністратори можуть вибрати «Додати сховище» для готелю.
Почніть завтра з однієї політики
Відкрийте меню робочого простору (шестірня) і виберіть Документи. «Написати з Anny AI» розташовано поруч із «Додати документ», а «Типові документи» під списком. Виберіть політику, про яку рецепція питає найчастіше, створіть чернетку й дайте відповіді на запитання Confirm разом із тим, хто насправді ухвалює ці рішення. Потім відкрийте опублікований документ, щоб знайти «Пройти курс», «Потренуватися з гостем», завантаження й «Навчання команди».
Власники, адміністратори, менеджери з доходів та учасники готелю можуть писати, створювати чернетки, публікувати й призначати навчання. Спостерігачі можуть читати документи, проходити курси, тренуватися, завантажувати й отримувати призначене навчання. Документи ввімкнено в кожному робочому просторі Anny AI, а порівняти плани можна на www.anny.ai/pricing.