Jedes Hotel hat eine Regel für den späten Check-out. Weniger Hotels haben eine aufgeschrieben, die zu dem passt, was die Rezeption tatsächlich tut. Im Ordner steht noch eine Führungskraft, die längst weg ist, auf dem Laufwerk liegen drei Versionen, und neue Mitarbeitende lernen die Regel von dem, der gerade Schicht hat.
Dokumente in Anny AI übernimmt beide Hälften. Anny AI entwirft eine SOP oder Richtlinie aus dem, was es schon über Ihr Hotel weiß, und fragt nach den Punkten, die nur Ihr Team entscheiden kann. Sobald Sie das Dokument veröffentlichen, macht Anny AI daraus einen Kurs mit Quiz, weist ihn Ihrem Team zu und lässt neue Mitarbeitende das Gespräch mit dem Gast laut mit einem KI-Gast üben.
Warum SOP-Vorlagen für Hotels die entscheidenden Regeln verfehlen
Eine Vorlage liefert Ihnen Überschriften. Sie liefert Ihnen aber auch die Check-out-Zeit eines anderen Hotels, dessen Gebühren und eine freigebende Stelle, die es bei Ihnen gar nicht gibt. Übersehen Sie beim Ausfüllen eine davon, steht in Ihrer SOP eine Regel, der nie jemand zugestimmt hat.
Dann wandert das Dokument in einen Ordner, und Schulung heißt „Lesen und unterschreiben“. Sie wissen nicht, wer es gelesen hat oder ob jemand es umsetzen könnte, wenn ein Gast an der Rezeption steht.
Wie Anny AI eine SOP oder Richtlinie für Ihr Hotel entwirft
Wählen Sie auf der Seite Dokumente Mit Anny AI schreiben, oder fragen Sie den Chat, etwa „Schreib eine SOP für den späten Check-out in unserem Hotel.“ Wählen Sie die Art des Dokuments (SOP, Richtlinie, Handbuch, Einarbeitungsleitfaden, Schulungscheckliste oder Stellenbeschreibung) und sagen Sie, was es abdecken soll. Sie können Notizen einfügen und bis zu 10 Dokumente des Hotels als Grundlage wählen.
Anny AI schreibt den Entwurf aus Ihrer Anfrage, den in Anny AI gespeicherten Hoteldaten und den eigenen Dokumenten Ihres Teams, in den Worten Ihres Teams. Übliche Praxis, etwa eine Anfrage in der Reservierung zu vermerken, wird zu einfachen Schritten.
Braucht der Entwurf eine Angabe, die nur Ihr Hotel liefern kann, etwa eine Uhrzeit, eine Gebühr, ein Limit oder wer etwas freigibt, und keine dieser Quellen nennt sie, hält Anny AI an und schreibt an dieser Stelle eine fett gedruckte Frage mit Confirm:. Uns ist eine sichtbare Frage lieber als eine selbstbewusste falsche Zahl.
Revenue-Dokumente, die Sie unter Übliche Dokumente beginnen, etwa eine Richtlinie zur Ratenparität oder ein Playbook für Veranstaltungen, greifen außerdem auf Ihr Comp Set, Ihre Raten, verfolgte Veranstaltungen und die Nachfrage der nächsten 31 Tage zurück.
Eine Richtlinie für den späten Check-out, vom Entwurf bis zur Veröffentlichung
Dieser Entwurf behandelt frühen Check-in und späten Check-out im AC Hotel Portland Lake Oswego. Das Kennzeichen Entwurf und der Hinweis unter dem Titel sagen, wer ihn sehen kann: nur Personen, die dieses Hotel öffnen können. Der Chat antwortet erst daraus, wenn er veröffentlicht ist. Unter Grundlage steht die Quelle, die Hoteldaten in Anny AI.
Die Grundsatzerklärung nennt bereits das Hotel und den Zweck der Richtlinie: Zimmerzugang und Abreise mit dem Housekeeping abstimmen, bevor eine Anfrage bestätigt wird. In der nächsten Zeile hat Anny AI angehalten. Dort steht „[reguläre Check-in-Zeit] als normale Ankunftszeit verwenden“, gefolgt von „Confirm: Wann ist die reguläre Check-in-Zeit?“
Der Abschnitt mit den Regeln liest sich wie eine Arbeitsanweisung für die Rezeption. Die Anfrage in der Reservierung vermerken, mit dem Housekeeping klären, ob das Zimmer fertig ist, die Gebühr berechnen, dann die Entscheidung vermerken und dem Gast Bescheid geben. In diesen Schritten stecken zwei Fragen:
- „Confirm: Wann dürfen Gäste welche Art von Anfrage stellen, was ist der früheste erlaubte Check-in und was der späteste erlaubte Check-out?“
- „Confirm: Welche Gebühren gelten für frühen Check-in und späten Check-out, einschließlich zeitabhängiger Beträge?“
Das sind Entscheidungen für die Hoteldirektion oder die Leitung des Front Office. Um eine davon zu beantworten, klicken Sie darauf, wählen Zum Chat hinzufügen und tippen die Antwort. Ein ausgedachtes Beispiel: „Später Check-out ist bis 12 Uhr kostenlos und bis 14 Uhr für $25 möglich.“ Anny AI schreibt diesen Teil des Entwurfs neu und speichert die Änderung als Version, sodass Sie über den Versionsverlauf zurückkönnen. Wenn die Fragen beantwortet sind, wählen Sie Veröffentlichen. Sind noch welche offen, fragt Anny AI vor dem Veröffentlichen nach.
Von der veröffentlichten Richtlinie zur geschulten Rezeption
Einmal veröffentlicht, liegt die Richtlinie nicht mehr nur in einem Ordner. Der Chat beantwortet Fragen daraus und verlinkt sie. Kurs machen führt ein Teammitglied Schritt für Schritt durch das Dokument, in dessen eigenen Worten, und stellt dann ein Quiz mit bis zu 10 Fragen. Wenn das Dokument ein Gespräch mit Gästen behandelt, kann ein Teammitglied es mit Mit einem Gast üben laut proben. Anny AI markiert jeden Schritt als erledigt oder verpasst und zeigt die Worte, die gezählt haben. Team-Training weist das Dokument zu und zeigt, wer fertig ist. Als Word herunterladen und Als PDF herunterladen liefern eine Kopie für den Ordner.
Neue Mitarbeitende an der Rezeption können also den Kurs zum späten Check-out samt Quiz machen und die Anfrage dann mit einem KI-Gast proben. Weisen Sie die SOPs für die Rezeption am ersten Tag zu und achten Sie in Team-Training auf Fertig.
Ein Teammitglied gilt als fertig, sobald es das Quiz zur aktuellen Version gemacht hat, unabhängig vom Ergebnis. Prüfen Sie also jedes Ergebnis in Team-Training. Anny AI behält das letzte Ergebnis jeder Person und schickt pro Zuweisung eine E-Mail. Haken Sie also bei allen nach, die noch Nicht fertig zeigen. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, zeigen alle Zugewiesenen wieder Nicht fertig, bis sie die neue Version gemacht haben. Die Nachschulung nach einer Änderung erledigt sich von selbst.
Zum Üben braucht man einen Browser mit Mikrofon. Anny AI prüft, was das Teammitglied sagt. Bitten Sie also darum, jede Handlung laut auszusprechen. Anny AI behält die Worte aus der Übung, nicht die Aufnahme.
Finden Sie die Hoteldokumente, die Ihnen fehlen
Übliche Dokumente listet 56 Dokumente aus acht Abteilungen, die die meisten Hotels führen. Wählen Sie bei einem fehlenden Dokument Entwerfen, oder entwerfen Sie alle fehlenden Dokumente einer Abteilung auf einmal. Anny AI ordnet übliche Dokumente über den Titel zu. Wird also ein Dokument, das Sie haben, als fehlend angezeigt, benennen Sie es nach dem üblichen Namen um.
Pflichtdokumente zeigt die Dokumente, die an Ihrem Standort gesetzlich vorgeschrieben sind, mit einem Link zum Gesetz und dazu, wann es gilt.
Kurse, Übungen, Downloads und Team-Training funktionieren mit Dokumenten, die in Anny AI geschrieben wurden, auch mit veröffentlichten Entwürfen. Um mit einer hochgeladenen SOP zu schulen, wählen Sie Mit Anny AI schreiben und nehmen die Datei als Grundlage für den Entwurf.
Jedes Hotel bekommt 1 GB Dokumentenspeicher kostenlos, mit Dateien bis 25 MB, und jede gespeicherte Version zählt mit. Inhaber und Admins können für ein Hotel Speicher hinzufügen.
Fangen Sie morgen mit einer Richtlinie an
Öffnen Sie das Menü des Arbeitsbereichs (das Zahnrad) und wählen Sie Dokumente. Mit Anny AI schreiben steht neben Dokument hinzufügen, und Übliche Dokumente steht unter der Liste. Nehmen Sie die Richtlinie, nach der Ihre Rezeption am häufigsten fragt, entwerfen Sie sie und beantworten Sie die Confirm-Fragen mit der Person, die diese Entscheidungen tatsächlich trifft. Öffnen Sie dann das veröffentlichte Dokument für Kurs machen, Mit einem Gast üben, die Downloads und Team-Training.
Inhaber, Admins, Revenue Manager und Hotelmitglieder können schreiben, entwerfen, veröffentlichen und Schulungen zuweisen. Betrachter können Dokumente lesen, Kurse machen, üben, herunterladen und Schulungen zugewiesen bekommen. Dokumente ist in jedem Arbeitsbereich von Anny AI eingeschaltet. Die Tarife vergleichen Sie unter www.anny.ai/pricing.